No han sido pocas las veces en mi vida en las que me propongo solo o con amigos a iniciar un proyecto de algún tipo. El proceso tiende a ser generalmente el mismo, surge una idea durante alguna plática, nos emocionamos todos y prometemos empezar a realizar el proyecto. Se abre una cuenta de redes sociales con el nombre del proyecto, a veces hasta se realiza una página de internet, se hacen reuniones y se empieza a trabajar en distintas cosas.
Así surgieron proyectos de los cuales estoy muy orgulloso, como lo son TOCTOC, Fuera de Contexto, el sector de Industrias Creativas de la red de mexicanos en el exterior, entre muchas otras. Sin embargo este número es rebasado por mucho por los proyectos que se quedaron a medio camino y no funcionaron.
Aún que cada caso es diferente, pienso que algo que distingue a los proyectos que funcionaron de los que no funcionaron es tener claridad sobre los resultados e impacto que se quiere lograr. Me he dado cuenta que los proyectos que fracasan tienden a hacerlo porque las personas se enfocan en hacer cosas que les emocionan pero que no necesariamente hacen sentido hacer, causando desanimo y frustración en el equipo involucrado tarde que temprano.
Una herramienta que aprendí hace años y que me ha ayudado a tener claridad en este sentido se llama Teoría del Cambio (también conocida como marco lógico). Viene del mundo del impacto social y se ha ido apropiando en otros círculos. Aún que no soy necesariamente experto en ella creo que su generalidad puede ayudar muchísimo para obtener claridad sobre lo que es importante hacer para obtener éxito y reducir la frustración en proyectos de cualquier tipo.
Teoría del cambio
Se puede aplicar para tangibilizar la visión de una empresa u organización y/o a los proyectos particulares de la misma. Se compone típicamente de 5 bloques: recursos, actividades, ouputs, outcomes (resultados) e impacto.
Para explicar cada rubro podríamos imaginarnos que estamos trabajando en una organización que tiene como visión difundir el talento de ilustradores e ilustradoras mexicanas. Las personas que trabajan en la iniciativa se han puesto como meta tener un canal en YouTube con entrevistas y cobertura del trabajo de ilustradores e ilustradoras mexicanas. Esta idea del canal fue algo que se les ocurrió mientras discutían sobre cómo empezar y les emociona bastante. Tienen los contactos, el conocimiento y el equipo necesario para poderlo realizar.
Recursos: son las personas, materiales, dinero y demás que se tienen y necesitan para realizar las actividades.
Actividades: son las acciones clave que se necesitan llevar acabo, en nuestro ejemplo esto sería la realización y grabación de la entrevista, la edición, la transportación hasta el estudio de la artista, etc.
Outputs: sería el video de la entrevista finalizado y en línea, con materiales y promoción en redes sociales, etc.
Outcomes (resultados): serían los cambios en comportamiento (observables y medibles) que se generan en las personas, en nuestro caso a personas que no conocían antes algo sobre ilustración mexicana. Los resultados normalmente se pueden medir de alguna u otra manera de manera inmediata o en corto plazo.
Impacto: Es la suma de resultados que a través del tiempo cumplen o resuelven el objetivo general planteado, que en nuestro ejemplo sería la difusión del talento de ilustradores e ilustradoras mexicanas. El impacto normalmente lleva años en poder observarse y medirse.
Para poder realizar el proyecto de manera efectiva, esto es, de manera que todos los participantes del equipo estén satisfechos por sus esfuerzos y logren el impacto que buscan generar, se podrían hacer las siguientes preguntas:
¿Cuál es el cambio de comportamiento que estamos buscando generar en las personas? ¿Cómo podemos medirlo? - es decir, asegurarse que todos los miembros del equipo tienen claridad sobre los resultados (outcomes) que pretenden lograr y encontrar maneras en que puedan verificar que lo están logrando. Una métrica que se podría utilizar en el ejemplo planteado sería medir el número de nuevos “followers” generados al artista entrevistado y/o el número de ventas a nuevos clientes generados gracias a la entrevista (medidos con un código de promoción mencionado en el video).
¿El output que estamos generando es lo mejor que podemos hacer con los recursos que tenemos a la mano para generar los resultados? - es decir, asegurarse que la idea de hacer videos es la mejor que podrían realizar para generar el cambio de comportamiento y que no sea solo una buena ocurrencia que quizás no está alineada con las expectativas de todos.
Reflexionando en mi experiencia creo que es muy común tener una desalineación entre lo que se quiere lograr (outcome) y lo que se está realizando para impulsarlo (output). Es muy importante tenerla en mente y alinearla o re-alinearla cuantas veces sea necesario, de lo contrario el equipo se cansará y frustrará muy rápidamente y perderá el impulso y consistencia necesaria para lograr el impacto deseado.
En el caso del proyecto de ilustración planteado creo que sería muy fácil que el equipo perdiera el entusiasmo si no miden los resultados. Es decir, quizás para la 10ma entrevista realizada el equipo se empieza a frustrar por la cantidad de trabajo y esfuerzo necesaria para realizar cada video sin ningún tipo de retroalimentación de que su esfuerzo está realizando algo.
Hay muchos temas interesantes en este tópico, como podrían ser el tipo de métricas para medir los outputs, la forma de expresar correctamente un ouput, el rol de las hipótesis y experimentos en todo este proceso, etc. Quizás los siga cubriendo en los siguientes correos.
Por lo pronto les deseo un domingo lleno de sus outcomes favoritos.
mm.